Biểu mẫu mô tả công việc Phòng Kế Hoạch

Biểu mẫu mô tả công việc phòng Kế Hoạch bao gồm: Lập, quản lý, theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty; Chủ trì thực hiện công tác đầu tư – xây dựng, đấu thầu – giao thầu. Xây dựng kế hoạch đầu tư sửa chữa và xây dựng mới cơ sở hạ tầng; Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế trong toàn Công ty; Tham mưu, giúp việc cho cho Ban điều hành công ty trong công tác kế hoạch và các vấn đề kỹ thuật của dự án.

Biểu mẫu mô tả công việc phòng kế hoạch
Biểu mẫu mô tả công việc phòng kế hoạch

Nhiệm vụ phòng kế hoạch tại doanh nghiệp

1. Hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch năm của mỗi đơn vị. Tổng hợp các số liệu và lấy ý kiến của các phòng nghiệp vụ, các đơn vị để tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng kế hoạch hoạt động SXKD-TM-DV cho kế hoạch năm.

2. Thực hiện các thủ tục pháp lý về công tác hợp đồng kinh tế và các dự án đầu tư. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc thực hiện hợp đồng đã ký kết, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh, những bất hợp lý để tham mưu cho TGĐ xử lý. Khi hợp đồng thực hiện xong phải nghiệm thu đưa vào sử dụng đồng thời tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng để làm cơ sở thanh toán giữa các bên, thanh toán công nợ.

3. Cùng các phòng nghiệp vụ tham mưu cho TGĐ về công tác giao khoán các hạng mục công việc và tham gia nghiệm thu khối lượng thực hiện hàng tháng, hoàn thành hồ sơ để làm cơ sở cho thanh quyết toán.

4. Đôn đốc kiểm tra giám sát trong suốt quá trình triển khai kế hoạch; phát hiện kịp thời các khó khăn, vướng mắc tham mưu cho TGĐ khắc phục điều hòa kịp thời phù hợp với tình hình thực tế. Tổng hợp kết quả sản xuất theo từng hạng mục công việc và từng kỳ.

5. Chủ trì, phối hợp với các Phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc xác định hạng mục công việc, đơn giá, lập dự toán để phục vụ việc lập kế hoạch cho năm kế hoạch gồm 2 mảng hoạt động chính là SX –TM-DV trình TGĐ phê duyệt để báo cáo và các cấp có thẩm quyền.

6. Trên cơ sở kế hoạch năm đã được thông qua xây dựng kế hoạch và tiến độ thực hiện, cân đối phân bổ kế hoạch theo từng quý, tháng để giao các đơn vị trực thuộc cũng như hợp đồng thuê ngoài trình TGĐ phê duyệt. Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty theo chỉ đạo của TGĐ

7. Soát xét hồ sơ Tham mưu cho TGĐ thẩm duyệt về dự toán, thanh quyết toán khối lượng thực hiện hoạt động SXKD-TM-DV, các dự án đầu tư xây dựng công trình

8. Tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư. Lập và soát xét hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phần chỉ dẫn đối với nhà thầu; chủ trì tổ chức đấu thầu theo quy định. Tham gia vào tổ đấu thầu, lập hồ sơ đề xuất dự thầu.

9. Thực hiện đầy đủ và kịp thời các chế độ báo cáo thống kê về kinh tế kế hoạch theo quy định của công ty, của ngành và của Nhà nước.

10. Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm Trên cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.

11. Trực tiếp lưu trữ, bảo quản lâu dài các loại hồ sơ liên quan

Trách nhiệm và quyền hạn của phòng kế hoạch tại doanh nghiệp

1. Quan hệ chặt chẽ với các phòng, các đơn vị trực thuộc với các cơ quan liên quan để hoàn thành nhiệm vụ của TGĐ giao

2. Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát và được quyền kiến nghị với TGĐ đình chỉ những việc làm của các đơn vị khi xét thấy việc làm của các đơn vị không đúng với lệnh sản xuất, kế hoạch được duyệt, hoặc vi phạm nghiêm trọng việc ký kết các hợp đồng kinh tế làm ảnh hưởng đến nhiệm vụ, kế hoạch chung toàn Công ty.

3. Chủ động phối hợp với các Phòng nghiệp vụ các Đơn vị trực thuộc, dự kiến phân giao kế hoạch quý, năm cho các đơn vị trình TGĐ phê duyệt để các đơn vị thực hiện.

4. Nghiên cứu đề xuất các phương án đầu tư cho công tác sản xuất và quản lý.

5. Đôn đốc các đơn vị thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán kịp thời, đúng quy định, đặc biệt chú trọng nghiệm thu các hạng mục của hoạt động công ích.

6. Được tham gia ý kiến trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng quản lý.

7. Cử cán bộ của phòng tham gia các tổ chức do Tổng Giám đốc ký quyết định thành lập.

8. Thành viên một số Hội đồng, Ban Chỉ đạo theo yêu cầu.

9. Thực hiện những nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.

Biểu mẫu mô tả công việc phòng Kế Hoạch

1.6.1. Mô tả công việc Trưởng phòng kế hoạch

1.6.2. Mô tả công việc nhân viên kế hoạch

1.6.3. Mô tả công việc nhân viên Thống kê

1.6.4. Mô tả công việc nhân viên XNK

Mô tả công việc Trưởng phòng Kế hoạch

  1. Nhiệm vụ, quyền hạn:
  • Giao tiếp khách hàng, liên hệ với các cơ sở bên ngoài tiếp thị và khai thác thị trường, nghiên cứu thị trường chọn khách hàng kỳ hợp đồng, quảng bá và liên hệ với các đơn vị trong và ngoài nước về qui mô hoạt động sản xấut kinh doanh của Công ty nhằm đảm bảo nguồn hàng sản xuất ổn định cho Công ty.
  • Cố vấn cho BGĐ về việc chọn khách hàng, thị trường tiêu thụ sản phẩm.
  • Tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
  • Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, quí, năm; lập kế hoạch tổng cho các nhóm nhân viên kế hoạch thực hiện.
  • Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng của Công ty phục vụ kịp thời cho sản xuất
  • Cùng nhân viên kế hoạch tiếp khách hàng, nhận tài liệu kỹ thuật, chuyển giao tài liệu kỹ thuật cho nhân viên thực hiện.
  • Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện cân đối sản xuất của các mã hàng.
  • Xử lý các thông tin từ Xí nghiệp.
  • Liên kết với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện kế hoạch sản xuất.
  • Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, nhân viên thực hiện công việc được giao.
  • Thường xuyên phối hợp với các Trưởng bộ phận khác bàn bạc, phối hợp để thực hiện tốt công việc được giao.
  • Thường xuyên liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình kinh doanh.
  • Phân công công việc phù hợp với năng lực từng nhân viên.
  • Giám sát, theo dõi việc xử lý khiếu nại của khách hàng, đo lường sự thoả mãn của khách hàng đối với nhân viên trực thuộc.
  • Báo cáo cho Giám đốc về tiến độ sản xuất, tính hình sản xuất, kết quả việc thực hiện sản xuất kinh doanh cho Giám đốc. Báo cáo ngay những vấn đề không thực hiện được cho Giám đốc Công ty giải quyết.
  • Tham gia xây dựng các Hệ thống quản lý trong toàn công ty …
  • Giám sát việc thanh lý hợp đồng và thu hồi công nợ của khách hàng đối với công ty.
  • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
  1. Tiêu chuẩn:
  • Tốt nghiệp đại học nghành kinh tế, kỹ thuật, Anh văn bằng C, vi tính văn phòng bằng B
  • Có kinh nghiệm quản lý sản xuất 5 năm trở lên trong đó có ít nhất 2 năm ở vị trí tương đương, có khả năng nói, viết thành thạo tiếng Anh, sử dụng ví tính văn phòng thành thạo.

Mô tả công việc nhân viên kế hoạch

  1. Nhiệm vụ, quyền hạn:

  • Chủ động tìm kiếm mở rộng thị trường các sản phẩm của Công ty.
  • Quản lý phục vụ khách hàng tiềm năng đã có quan hệ với Công ty.
  • Trực tiếp tiếp khách hàng triển khai hợp đồ
  • Chủ động liên hệ với nhà cung ứng để nắm bắt giá cả nguyên liệu, phụ liệu, tính giá FOB, CM, sản xuất mẫu chào hàng, mẫu đố
  • Trình duyệt bản chào giá.
  • Tiếp nhận đơn hàng, lập hợp đồng ngoại; làm việc với các đơn vị sản xuất thông báo có đơn hàng để xác nhận khả năng thực hiệ
  • Xác định định mức nguyên phụ liệu, lên đơn đặt hàng toàn bộ nguyên phụ liệu, đàm phán giá nguyên phụ liệu trình Tổng Giám đốc phê duyệ Thực hiện việc mua nguyên phụ liệu theo Thủ tục mua hàng và Thủ tục xem xét hợp đồng.
  • Đánh giá nhà cung ứng theo tiêu chuẩn ISO 9000, SA 8000 trước khi mua nguyên phụ liệ
  • Mở L/C mua nguyên phụ liệu: liên lạc thường xuyên, thúc hối nhà cung ứng thực hiện đúng theo lịch giao hàng, nếu có sự cố hàng về không kịp phải báo ngay cho đơn vị sản xuất biết để thay đổi kế hoạch và khai thác nguồn hàng để thay thế. Kiểm tra chứng từ L/C thật cẩ nthận, tu chỉnh L/C theo lệnh của lãnh đạ
  • Yêu cầu bộ phận XNK làm thủ tục nhập không quá 3 ngày kể từ ngày về cả Tiếp nhập vật tư và kiểm tra số lương, chất lượng lần cuối, làm việc với khách hàng để xử lý trong quá trình kiểm tra số lương chất lượng vật tư, đảm bảo công việc thực hiện trong 5 ngày.
  • Theo dõi nguyên phụ liệu về đồng bộ, báo khách hàng sự cố nguyên phụ liệu về chất lượng, số lượng, lập bảng cân đối nguyên phụ liệ
  • Với trường hợp phải gia công ngoài thì đánh giá nhà cung ứng, chọn nhà cung ứng, kỳ hợp đồng, xuất nguyên phụ liệu, nắm danh sách KCS kiểm tra chất lượng, thường xuyên liên lạc KCS để biết tình hình gia công ngoài, theo dõi tiến độ sản xuất gia công ngoài, làm thủ tục thanh lý nguyên phụ liệu, thanh lý đơn hàng, theo dõi thanh toán với đơn vị gia công, làm lệnh điều xe nhận hàng gia công về (nếu hợp đồng qui định).
  • Báo cáo tình hình sản xuất cho khách hàng, theo dõi thống kê số liệu sản xuất từ đầu cho đến khi xuất hà Báo cáo tình hình sản xuất cho Trưởng phòng. Xử lý các vấn đề phát sinh về chất lượng, số lượng nguyên phụ liệu và làm việc với khách hàng nhanh cho sản xuất.
  • Làm cầu nối giữ các bộ phận trong Công ty, đơn vị gia công với khách hàng để xử lý các sự cố trong sản xuấ
  • Đôn đốc bộ phận sản xuất, đơn vị gia công thực hiện theo kế hoạch, lập báo cáo sản xuất về Phòng KH.
  • Thông báo thường xuyên cho Trưởng nhóm về tình hình cung cấp nguyên phụ liệu, gia công, về tiến độ sản xuất, giao hà
  • Chủ động thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, đảm bảo luồng thông tin luôn xuyên suốt trong việc thực hiện đơn hà Thường xuyên có mặt tại bộ phận sản xuất để xử lý kịp thời các sự cố sản xuất, theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng.
  • Yêu cầu XNK làm chứng từ xuất/nhập và kéo container. Kiểm hàng lên container đến khi đóng niêm chì.
  • Hoàn thiện toàn bộ chứng xuất, chuyển bộ chứng từ cho bộ phận kế toán để theo dõi đốc thúc công nợ.
  • Thanh lý nguyên phụ liệu với các đơn vị sản xuất không quá 3 ngày sau khi xuất hà
  • Thanh lý nguyên phụ liệu với khách hàng không quá 1 tuần sau khi xuất hàng hoặc nhận hàng từ các đơn vị gia công, chuyển chứng từ thanh lý cho kê toán để theo dõi công nợ.
  • Chủ động liên hệ khách hàng để nắm vững kịp thời các thông tin liên quan đến qúa trình thực hiện đơn hàng, xử lý khiếu nại của khách hàng theo qui định về xử lý khiếu nại khách hàng của Công ty. Đánh giá mức độ thoả mãn của khách hàng theo Thủ tục áp dụng kỹ thuật thống kê.
  • Thông tin cho bộ phận xuất nhập khẩu về tình hình sử dụng nguyên phụ liệu để bộ phận xuất nhập khẩu làm Thủ tục thanh lý hải quan.
  • Thu thập, lưu trữ tất cả các chứng từ chính xác, tin cậy liên quan đến đơn hàng theo đúng qui định của Công ty. Các số liệu được cập nhật kịp thời, phản ánh trung thực việc thực hiện đơn hà Lưu trữ cẩn thận các hồ sơ: hợp đồng, phụ kiện đơn hàng, tài liệu kỹ thuật, bảng màu gốc, lịch giao nguyên phụ liệu, chứng từ nhập (Shipping documents, P/list, B/L hoặc AWB), bản kiểm tra nguyên phụ liệu nhập kho, bản khách hàng duyệt định mức, bảng cân đối nguyên phụ liệu, lệnh sản xuất tổng, các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho). Việc giao nhận tài liệu phải thông quan sổ giao/nhận công văn theo Thủ tục kiểm soát tài liệu/hồ sơ.
  • Sau khi kết thúc đơn hàng, báo cáo tổng kết đơn hàng cho Trưởng phòng, Tổng Giám đốc Công ty. Bản tổng kết gồm các nội dung chính sau: Việc sử dụng tiết kiệm nguyên phụ liệu, sử dụng quá định mức (nêu lý do), hàng phế là bao nhiêu (lý do)…
  1. Tiêu chuẩn:

  • Kiến thức: Phải có trình độ văn hoá tối thiểu Đại học hoặc tương đương, có bằng C tiếng Anh, B vi tính văn phò
  • Kỹ năng: Phải có ít nhất 3 năm công tác trong ngành kế hoạch sản xuất, kinh nghiệm ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương.
  • Phải có khả năng truyền đạt, giao tiếp và ứng xử tốt.
  • Khả năng đọc dịch tài liệu tiếng Anh, khả năng giao tiếp tiếng Anh trong công việc, sử dụng vi tính văn phòng thành thạo, sử dụng thành thạo dụng máy fax, email.

Mô tả công việc nhân viên thống kê

  1. Nhiệm vụ, quyền hạn:
  • Quản lý công tác thống kê sản xuất toàn công ty.
  • Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc theo dõi đôn đốc tiến độ sản xuất và giao hàng.
  • Thực hiện các công việc khác theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng.
  • Tổng hợp, theo dõi số lượng sản xuất, báo cáo công việc cho Trưởng phòng.
  • Làm packing list.
  • Làm lịch xuất hàng
  1. Tiêu chuẩn:
  • Tốt nghiệp Trung cấp thống kê hoặc tương đương, Anh văn bằng B, vi tính văn phòng bằng B
  • Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm ở vị trí tương đương, có khả năng sử dụng tiếng Anh cho công việc, sử dụng vi tính văn phòng thành thạo.

Mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu

  1. Nhiệm vụ, quyền hạn:

  • Lập chứng từ theo các hợp đồng do Trưởng bộ phận phân công.
  • Soạn thảo hợp đồng ngoại thương theo sự phân công của Trưởng bộ phận.
  • Lập hồ sơ thanh lý hợp đồng theo sự phân công.
  • Liên hệ với các hãng tàu để thực hiện công việc.
  • Làm thủ tục hải quan để xuất nhập hàng.
  • Giao hàng, áp tải hàng ra cảng, sân bay.
  • Xin các chứng từ xuất hàng.
  1. Tiêu chuẩn:

  • Kiến thức: Đã tốt nghiệp đại học ngoại thương hoặc tương đương, có bằng C tiếng Anh, bằng B vi tính văn phòng
  • Kỹ năng: Có kinh nghiệp làm xuất nhập khẩu 1 năm trở lên, nói, viết tiếng Anh thành thạo, vi tính văn phòng thành thạo, có khả năng quan hệ tốt với các cơ quan nhà nước

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *