Mô tả công việc Phòng cung ứng

Bộ phận cung ứng trong doanh nghiệp rất quan trọng – nó có thể chiếm một nửa trong số việc chủ chốt tạo ra sản phẩm cuối cùng. Công việc chính bên bộ phận cung ứng có thể nói là thu mua những sản phẩm, hàng hóa mà công ty cần đến. Mua sắm không chỉ để phục vụ cho việc cung cấp nguyên liệu cho doanh nghiệp chế tạo sản phẩm, ngoài ra nó con giúp cho doanh nghiệp sở hữu thiết bị nhằm hỗ trợ các công đoạn cũng như nhân lực hoàn thành sản phẩm đó. Sau đây DVT.VN chia sẻ các bạn vai trò và các biểu mẫu mô tả công việc phòng cung ứng để các bạn có thể tải về và chỉnh sửa cho phù hợp với công ty

Mô tả công việc Phòng cung ứng
Mô tả công việc Phòng cung ứng

Vai trò của phòng cung ứng

Hoạt động cung ứng bảo đảm 2 yếu tố: máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu. Nếu hoạt động cung ứng tốt: cung cấp đầy đủ, kịp thời máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu; với máy móc đạt chất lượng tốt, công nghệ tiên tiến, nguyên vật liệu tốt, giá rẻ… thì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng với năng suất cao, tiết kiệm chi phí và làm ra sản phẩm đạt chất lượng tốt, giá thành hạ, đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong giá thành sản phẩm thì cung ứng càng có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Quản lý xuất sắc và chuyên nghiệp về cung ứng có thể đảm bảo:

  • Biết được chi phí thấp nhất / nguồn chất lượng cao nhất
  • Giải quyết được tức thời khi cần thỏa mãn nhu cầu mua hàng cấp bách
  • Hợp nhất các nhà cung cấp đáng tin cậy và phù hợp  bao gồm việc tinh giản kế toán và các quy trình khác cho phù hợp. Phân tích hoạt động mua bán thông qua các nguồn, theo thời gian , nhằm tối ưu hóa việc ra quyết định dài hạn
  • Tính toán được lượng hàng hóa ra vào nhằm giải quyết được tồn kho
  • Mua được sản phẩm chất lượng với giá thành tốt
  • Xây dựng mới quan hệ với các nhà cung cấp dài lâu.

Biểu mẫu mô tả công việc phòng cung ứng

Mô tả công việc Trưởng phòng cung ứng

1. Trách nhiệm:

  • Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức điều hành kho bãi trong hệ thống sản xuất kinh doanh của Công ty.
  • Điều hành, quản lý nhân viên phòng Mua và Cung ứng, kho bãi để thực hiện công tác chuyên môn.
  • Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động SXKD trên cơ sở Ban Giám Đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và hiệu quả.
  • Quản lý các Nhà cung ứng theo qui trình của công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển.
  • Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty.
  • Soạn thảo các Hợp đồng kinh tế ký kết với các Nhà Cung ứng.
  • Quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động nhập – dự trữ – xuất – kiểm kê vật lực của hệ thống Kho của Công ty theo qui trình.
  • Xây dựng và thực hiện hệ thống sổ sách Kho theo qui định của chế độ Kế toán Tài chính và sự hướng dẫn của Kế toán trưởng Công ty.
  • Xây dựng môi trường cung ứng lành mạnh, năng động, trách nhiệm và hiệu quả. Bảo đảm cung ứng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, có tính đến tiết kiệm chi phí để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh.
  • Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế – tài chính.

2. Quyền hạn:

  • Đề nghị tuyển dụng nhân sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh.
  • Quản lý nhân sự thuộc phạm vi quản lý.
  • Đề xuất phướng án bổ sung, thay thế nhà cung ứng phù hợp với lợi ích của công ty.

3. Báo cáo:

  • Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ và kịp thời theo qui định của Công ty. Khi cần thiết phải thỉnh thị ý kiến và định kỳ hàng tháng báo cáo tình hình hoạt động của phòng cho Giám đốc Tài chính

4. Tiêu chuẩn:

  • Trình độ đại học trở lên.
  • Kinh nghiệm ít nhất 5 năm trong ngành, 2 năm ở vị trí tương đương.
  • Khả năng quản lý nhân viên tốt.
  • Vi tính văn phòng, tiếng anh trình độ B trở lên.

DOWNLOAD FILE .DOC >>> 1.3.1 Mô tả công việc Trưởng phòng cung ứng

Mô tả công việc nhân viên vật tư

  1. Nhiệm vụ:

  • Nhận các phiếu yêu cầu mua hoặc sửa chữa công cụ-linh kiện–máy móc từ các đơn vị nội bộ.
  • Tìm nhà cung ứng, lấy báo giá, so sánh, đánh giá, đề xuất lựa chọn Nhà cung ứng phù hợp.
  • Lập hồ sơ và trình ký duyệt Nhà cung ứng phù hợp.
  • Lập đơn đặt hàng khi đã được xem xét. Khi tiến hành mua hàng phải thông qua và được sự đồng ý về chất lượng & giá cả của Trưởng phòng Cung ứng.
  • Theo dõi tiến độ sửa chữa, lắp ráp, chạy thử.
  • Lập các biên bản nghiệm thu, trình ký, hoàn tất hồ sơ sửa chữa.
  • Thực hiện việc mua hàng đối với các yêu cầu phát sinh đột xuất hoặc số lượng ít mà nhà cung cấp không giao hàng được.
  • Cập nhật thông tin liên quan đến các nhà cung cấp : năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển…. để mọi thời điểm chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
  • Sắp xếp kế hoạch sửa chữa, mua mới, đốc thúc giao hàng nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời yêu cầu SXKD của các đơn vị.
  • Lập danh sách và thường xuyên cập nhật thông tin nhà cung ứng vơi đầy đủ thông tin của nhà cung ứng.
  • Thực hiện một số công việc khác khi có yêu cầu của Trưởng phòng hoặc cấp có thẩm quyền.
  1. Tiêu chuẩn:

  • Tốt nghiệp Trung học phổ thông trở lên.
  • Có tinh thần trách nhiệm, năng động trong công việc.
  • Giao tế, ứng xử tốt và am hiểu thị trường hàng hóa liên quan.
  • Kinh nghiệm ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương.

DOWNLOAD FILE .DOC >>> 1.3.2 Mô tả công việc nhân viên vật tư

Mô tả công việc nhân viên giao nhận

  1. Nhiệm vụ:

  • Nhận các phiếu yêu cầu mua hoặc sửa chữa công cụ-linh kiện–máy móc từ các đơn vị nội bộ.
  • Tìm nhà cung ứng, lấy báo giá, so sánh, đánh giá, đề xuất lựa chọn Nhà cung ứng phù hợp.
  • Lập hồ sơ và trình ký duyệt Nhà cung ứng phù hợp.
  • Lập đơn đặt hàng khi đã được xem xét. Khi tiến hành mua hàng phải thông qua và được sự đồng ý về chất lượng & giá cả của Trưởng phòng Cung ứng.
  • Theo dõi tiến độ sửa chữa, lắp ráp, chạy thử.
  • Lập các biên bản nghiệm thu, trình ký, hoàn tất hồ sơ sửa chữa.
  • Thực hiện việc mua hàng đối với các yêu cầu phát sinh đột xuất hoặc số lượng ít mà nhà cung cấp không giao hàng được.
  • Cập nhật thông tin liên quan đến các nhà cung cấp : năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển…. để mọi thời điểm chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
  • Sắp xếp kế hoạch sửa chữa, mua mới, đốc thúc giao hàng nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời yêu cầu SXKD của các đơn vị.
  • Lập danh sách và thường xuyên cập nhật thông tin nhà cung ứng vơi đầy đủ thông tin của nhà cung ứng.
  • Thực hiện một số công việc khác khi có yêu cầu của Trưởng phòng hoặc cấp có thẩm quyền.
  1. Tiêu chuẩn:

  • Tốt nghiệp Trung học phổ thông trở lên.
  • Có tinh thần trách nhiệm, năng động trong công việc.
  • Giao tế, ứng xử tốt và am hiểu thị trường hàng hóa liên quan.
  • Kinh nghiệm ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương.

DOWNLOAD FILE .DOC >>> 1.3.3 Mô tả công việc nhân viên giao nhận

KẾT

Như vậy, mọi doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển nếu không được cung cấp các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị dịch vụ. Cung ứng là hoạt động nhằm đáp ứng các nhu cầu đó của doanh nghiệp, vậy nên cung ứng là hoạt động không thể thiếu trong mọi tổ chức.

Tuy vậy, nếu không cải tiến bộ phận cung ứng trong thời đại công nghiệp 4.0 thì doanh nghiệp của bạn sẽ trở nên lạc hậu và không bắt kịp cuộc đua xu thế. Vì thế, doanh nghiệp cần phải hiểu lý do tại sao cần cải tiến và nhanh chóng bắt tay vào nhằm thay đổi cấu trúc vận hành của bộ phận cung ứng ngay tức thời.