Bản Mô tả công việc trong Doanh Nghiệp

Bản mô tả công việc là gì?

Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó.

Sự cần thiết của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên. Hướng đến những ứng viên phù hợp nhất đối với công việc. Bản mô tả công việc giúp người quản lý có cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Bản mô tả công việc giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển vào vị trí công việc. Bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm có được khi đảm nhiệm vị trí. Bản mô tả công việc giúp chúng ta trả lời được các câu hỏi:

• Ai là người thực hiện công viêc? Chức danh của họ trong hệ thống của tổ chức?
• Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
• Mục tiêu công việc đó là gì?
• Các công việc, nhiệm vụ chính phải hoàn thành?
• Công việc được thực hiện ở đâu?
• Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
• Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
• Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có: Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau:

• Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v.
• Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.
• Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc
• Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã loại bỏ được yếu tố không rõ ràng này.

Nội dung của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn. Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?

• Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)
• Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)
• Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)

Bước 2. Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ. Bước 3. Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc. Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc. Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.

Tổng hợp các biểu mẫu mô tả công việc trong doanh nghiệp

1.1. Mô tả công việc Phòng Marketing 1.2. Mô tả công việc Phòng Kinh doanh-Bán hàng 1.3. Mô tả công việc Phòng Cung ứng 1.4. Mô tả công việc Phòng Hành chính Nhân sự 1.5. Mô tả công việc Phòng Kế toán 1.6. Mô tả công việc Phòng Kế hoạch 1.7. Mô tả công việc Bộ phận Kỹ thuật sản xuất 1.8. Mô tả công việc xưởng SX 1.9. Mô tả công việc Phòng QA 1.10. Mô tả công việc Phòng Bảo trì 1.11. Mô tả công việc các NV VP khác thuộc Công ty 1.12. Phòng Giao nhận 1.13. Phòng IT 1.14. Phòng Kinh tế - Kế hoạch 1.15. Phòng Nghiên cứu phát triển 1.16. Tổng Kho 1.17. Phòng đời sống 1.18. Phòng Thiết kế 1.19. Phòng Tiếp thị 1.20. Phòng Xuất Nhập khẩu 1.21. Phòng Vận tải 1.22. Xí nghiệp sản xuất Trên đây là tổng hợp bản biểu mẫu công việc các phòng ban công ty DVT.VN sẽ cập nhật đầy đủ cho mọi người tải về chỉnh sửa cho phù hợp với từng ngành nghề