Biểu mẫu công việc hành chính nhân sự đưa ra nhằm đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vu đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty. DVT.VN chia sẻ với các bạn chức năng, nhiệm vụ và các biểu mẫu mô tả công việc phòng hành chính nhân sự để các bạn tiên cho việc tải về và chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của công ty
Mô tả công việc Phòng Hành chính Nhân sự)
Chức năng và nhiệm cụ của phòng hành chính nhân sự
Chức năng:
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Tổng Giám đốc (BGĐ).
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty.
Nghiên cứu và nắm vửng qui định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật.
Kiểm tra việc thực hiện nội qui của các bộ phận và cá nhân trong toàn Công ty.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và tái đào tạo
Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty.
Tham mưu đề xuất cho Lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự.
Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty.
Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.
Nhiệm vụ:
Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động.
Tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của BGĐ.
Báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ BGĐ giao.
Chịu trách nhiệm về kết quả công việc do Phòng thực hiện.
Chấp hành các quyết định khen thưởng, kỷ luật của BGĐ đối với kết quả công việc của Phòng.
Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt.
Cùng với Công đoàn trao đổi, dung hoà các lợi ích giửa cá nhân với cá nhân, giửa cá nhân với tổ chức.
Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty.
Thụ lý và cố vấn Ban Giám đốc về bồi thường thiệt hại khi xảy ra tổn thất về tài sản của Công ty.
Sửa chửa kịp thời những sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tổng hợp ý kiến của mọi bộ phận và cá nhân trong Công ty để tham mưu cho Ban GĐ trong công tác quản lý.
Tham mưu xây dựng cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.
Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và quản lý việc chấp hành các nội qui đó.
Xây dựng, tổ chức, quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
Quản lý và cải tiến công tác hành chánh trong Công ty.
Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh.
Làm cầu nối giửa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
Xử lý tốt các mâu thuẩn nội bộ trong tập thể CBCNV, gìn giử đoàn kết và kỷ luật trong Công ty.
Xây dựng môi trường làm việc văn minh, hiện đại.
Bảo vệ con người, quản lý và bảo vệ tài sản của Công ty.
Tổ chức, phối hợp và hổ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt do Ban Giám đốc phân công.
Thực hiện các công tác pháp lý cơ bản, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty.
Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty.
Cập nhật, phổ biến các qui định luật pháp, tư vấn pháp luật cho BGĐ.
Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với các cơ quan quản lý Nhà nước.
Liên hệ với các cơ quan, đơn vị bên ngoài về chế độ chính sách cho người lao động.
Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh.
Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước. Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử và phổ biến các thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo BGĐ để có quyết định kịp thời.
3. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức)
Biểu mẫu mô tả công việc phòng hành chính nhân sự
Mô tả công việc Trưởng phòng tổ chức hành chính
Trách nhiệm:
Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty.
Thiết lập xây dựng quy chế lương cho từng đơn vị theo mô hình sản xuất.
Vận động, hướng dẫn CBCNV chấp hành nghiêm túc các quy định, nội quy của công ty đề ra.
Tham gia phổ biến văn bản pháp luật, xử lý việc vi phạm kỷ luật trong công ty.
Đảm bảo tuyệt đối về an toàn sản xuất.
Bảo quản tốt tài sản của công ty và đảm bảo cuôc sống ổn định cho CBCNV.
Tham gia xây dựng, thực hiện các Hệ thống quản lý trong toàn cty (như ISO 9000, SA 8000)
Tổ chức cho CBCNV học tập luật lao động, luật công đoàn, PCCC, Vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động ….
Xây dựng đề án tuyển dụng lao động theo yêu cầu sản xuất.
Tham mưu cho BGĐ đăng ký nhãn hiệu cho công ty.
Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng trong và ngoài nước.
Xây dựng, lưu trữ hồ sơ CBCNV trong toàn công ty.
Làm cầu nối xây dựng mối đoàn kết giữa CBCNV và người sử dụng lao động và người lao động.
Tiếp nhận đơn khiếu kiện, xử lý những CBCNV vi phạm theo luật lao động
Xây dựng mạng lưới bảo vệ, công tác PCCC, an ninh trật tư trong môi trường hoạt động của công ty.
Quyền hạn:
Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý những CBCNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động.
Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng phòng và giám đốc xí nghiệp Dệt – Nhuộm – May – thêu nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả.
Được quyền áp dụng một số biện pháp tức thời nhằm đảm bảo lợi ích của công ty và người lao động.
Ký một số giấy tờ hành chánh được BGĐ cho phép.
Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của hội đồng thành viên, nhà nước để CBCNV am hiểu và thực hiện.
Phối hợp với công đoàn cơ sở xây dựng các phong trào văn thể mỹ, phong trào thi đua tăng năng suất chất lượng.
Hàng năm giúp BGĐ có kế hoạch tổng kết thi đua khen thưởng đối với các đơn vị, cá nhân trong công ty.
Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao.
Ap dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động.
Xử lý các sai phạm của CBCNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước.
Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Ban GĐ cho phép.
Tạm thời đình chỉ công tác đối với CBCNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm ngiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành Lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CBCNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v...
Ký giấy tờ cho CBCNV ra ngoài.
Ký các thông báo.
Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ.
Lập Kế hoạch về hành chánh nhân sự và trình Phó Tổng Giám đốc nội chính duyệt.
Đào tạo cho nhân viên trong phòng các chủ trương của BGĐ Công ty.
Thực hiện các công việc khác do Giám đốc, Phó Giám đốc nội chính giao.
Báo cáo và ủy quyền:
Báo cáo trực tiếp công việc cho Phó Tổng Giám đốc nội chính.
Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho Phó Trưởng Phòng thực hiện.
Tiêu chuẩn:
Kiến thức: Tốt nghiệp Đại học.
Kỹ năng: Vi tính văn phòng, Tiếng Anh thành thạo (trình độ C).
Đã qua một số khóa học về quản trị nhân sự, quản trị hành chánh văn phòng.
Phẩm chất đạo đức trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác, sáng tạo trong công việc.
Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui định của công ty.
Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty.
Trực tiếp nhận các yếu tố đầu vào phục vụ cho công tác tính lương, tính toán, nhập đơn giá tiền lương, số lượng sản phẩm, thời gian làm việc, lập ra bảng lương chi tiết, bảng tổng quỹ lương, tham gia vào việc trả lương cho CBCNV toàn Công ty.
Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người lao động về chính sách, chế độ, tiền lương, thưởng, phụ cấp liên quan đến lĩnh vực phụ trách.
Lập báo cáo tiền lương định kỳ theo qui định của Công ty.
Lập báo cáo làm thêm giờ hàng tháng cho Ban Tổng Giám đốc Công ty, phối hợp cùng Bộ phận kế hoạch thực hiện kế hoạch giảm giờ.
Tổ chức công tác thống kê tiền lương thu nhập, nhu cầu cơ bản của CBCNV công ty, điều tra và xác định mức lương tối thiểu theo qui định Công ty và trình Ban Tổng Giám đốc duyệt.
Quyền hạn:
Giải quyết khiếu nại về lương trong phạm vi cho phép.
Lập bảng lương, kế hoạch trả lương, báo cáo làm thêm giờ trình Trưởng phòng xemxét, xử lý.
Báo cáo và ủy quyền:
Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì báo cáo cho Phó phòng.
Được uỷ quyền cho các nhân viên trong Phòng giải quyết thay nhưng phải báo cho Trưởng phòng biết để theo dõi.
Tiêu chuẩn:
Kiến thức: Tốt nghiệp trung cấp lao động tiền lương hoặc tương đương và đã qua lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ.
Kỹ năng: Nắm vững qui định pháp về luật lao động, chế độ chính sách tiền lương hiện hành của Doanh nghiệp, qui định cụ thể của Công ty, hệ thống nghành nghề, tiêu chuẩn cấp bậc công nhân; nắm được nguyên lý nội dung và phương pháp tổ chức thực hiện chế độ trả công, tiền thưởng phụ cấp.
Quản lý con dấu căn cứ vào nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu thích hợp.
Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các Phòng, Xí nghiệp, bộ phận liên quan.
Viết giấy giới thiệu, giấy công tác.
Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty.
Trực tiếp thực hiện, theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của Phòng.
Giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty do Trưởng phòng giao.
Quyền hạn :
Từ chối đóng dấu với các văn bản không đúng thẩm quyền..
Từ chối viết giấy giới thiệu, giấy công tác với các trường hợp không đúng theo qui định của Công ty.
Báo cáo và ủy quyền:
Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì báo cáo cho Phó phòng.
Được uỷ quyền cho các nhân viên trong Phòng giải quyết thay nhưng phải báo cho Trưởng phòng biết để theo dõi.
Tiêu chuẩn:
Kiến thức:Tốt nghiệp Phổ thông trung học, tin học văn phòng, tiếng Anh trình độ A trở lên.
Kỹ năng: Chữ viết đẹp rõ ràng, hiểu biết các qui định hiện hành về công tác công vă ngiấy tờ, bảo mật tài liệu, các hướng dẫn và đăng ký công văn, có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ; hiểu biết về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty, thể lệ gửi công văn giấy tờ, thông thạo kỹ thuật đánh máy, photocopy, trình bày văn bản.
Theo dõi việc thực hiện chính sách, qui định của Công ty với lao động chưa thành niên
Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CBCNV Công ty nghỉ việc.
Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CBCNV lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Tổng Giám đốc.
Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện trách nhiệm xá hội cho người lao động theo qui định của Công ty.
Quyền hạn:
Giải quyết khiếu nại về nhân sự trong phạm vi cho phép.
Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự trình Trưởng phòng xem xét.
Báo cáo và ủy quyền:
Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì báo cáo cho Phó phòng.
Được uỷ quyền cho các nhân viên trong Phòng giải quyết thay nhưng phải báo cho Trưởng phòng biết để theo dõi.
Tiêu chuẩn:
Kiến thức: tốt nghiệp đại học ngành quản trị kinh doanh, quản lý kinh tế.
Kỹ năng: Nắm vững qui định pháp luật lao động; chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty; có khẳ năng đọc hiểu Tiếng Anh, sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của Trưởng phòng.
Thực hiện nhiệm vụ theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng.
Cung cấp các thông tin, giải pháp xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất ý kiến với cấp Trưởng theo đúng chức năng nhiệm vụ của phòng.
Quản lý hoạt động của các bộ phận: Tổ lái xe, Tổ bảo vệ, Trạm Y tế, Ban An toàn và Sức khoẻ theo qui định của Công ty.
Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thực hiện SA 8000 theo qui định của Công ty.
Phối hợp công tác với các Phòng khác trong Công ty.
Tham gia quản lý điều hành lao động trong phòng.
Quyền hạn:
Quyết định trong những lĩnh vực mà Trưởng phòng uỷ quyền.
Ký lệnh điều xe tải phục vụ cho sản xuất.
Điều hành hoạt động của các bộ phận: Tổ lái xe, Tổ bảo vệ, Trạm Y tế, Ban An toàn và Sức khoẻ.
Báo cáo và ủy quyền:
Báo cáo mọi công việc đang thực hiện cho Trưởng phòng. Trường hợp Trưởng phòng uỷ quyền thì báo cáo trực tiếp cho Phó Tổng Giám đốc nội chính.
Trong trường hợp vắng mặt thì bàn giao lại cho Trưởng phòng để phân công công việc cho các nhân viên trong phòng.
Tiêu chuẩn:
Kiến thức: Tốt nghiệp đại học, đã qua các khóa học về quản trị nhân sự.
Kỹ năng: Hiểu rõ cơ cấu tổ chức của Công ty, các qui định chung của Nhà nước về Doanh nghiệp, có kinh nghiệp ở vị trí tương đương ít nhất 2 năm, có khả năng giao tiếp, viết văn bản bằng tiếng Anh (trình độ C), thành thạo vi tính văn phòng.
Phẩm chất đạo đức: trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
